La forme des numéros
Devis, factures, contrats, commandes, écritures comptables : chacun porte une référence. Vous en réglez la forme, par série.
Studio → Modules → la fiche du module → Configurations → Numérotation.
Deux moments, deux numéros
| Portée | Quand il est posé | Ce qu'il vaut |
|---|---|---|
| À la création | Dès que la fiche est enregistrée | Un numéro de travail : la référence du brouillon |
| À l'émission | Au moment de l'émission légale | Le numéro de la série légale, scellé avec la pièce |
Les deux ne se confondent pas : le second n'écrase jamais le premier. Voir Facturer légalement.
Avant ce réglage, la référence d'une facture créée à la main était à taper, alors qu'elle est obligatoire et unique. Elle est désormais posée automatiquement, sauf si vous fournissez vous-même une valeur.
Écrire un format
Un format est un texte qui mêle des caractères libres et des jetons entre accolades. Cliquez un jeton pour l'insérer : c'est le geste qui évite la faute de frappe.
| Jeton | Ce qu'il vaut |
|---|---|
{seq} | Le compteur. Obligatoire : sans lui, il n'y a pas de numéro |
{YYYY} {YY} | L'année, sur quatre ou deux chiffres |
{MM} {DD} | Le mois, le jour |
{champ} | La valeur d'un champ de la fiche, par exemple {client.code} |
Deux réglages l'accompagnent : Chiffres, la longueur du compteur (4 donne
0001), et, pour un numéro de création, Champ rempli, le champ de la fiche
qui recevra la valeur.
Exemples
| Format | Résultat | Effet sur la série |
|---|---|---|
FAC-{seq} | FAC-0001 | Une seule suite, continue |
FAC-{YYYY}-{seq} | FAC-2026-0001 | Une suite par année, qui repart à 1 chaque janvier |
FAC-{client.code}-{seq} | FAC-DUPONT-0001 | Une suite par client |
C'est la réponse à « je veux une numérotation par société, par client, par agence » : il n'y a pas un second mécanisme, c'est le format lui-même qui décide où la suite se coupe. Le compteur est dérivé du préfixe une fois les jetons résolus.
L'aperçu ne consomme rien
L'écran affiche en permanence le numéro que donnerait votre format, calculé par le serveur sur une fiche réelle. Il ne fait avancer aucun compteur : un aperçu qui incrémente trouerait la suite à chaque coup d'œil, et un trou se justifie.
Trois avertissements que l'écran donne avant d'enregistrer
Un jeton vide
Si {client.code} est vide sur la fiche d'essai, l'écran le dit. Ce qui se
passe ensuite dépend de la portée :
- au brouillon, le trou est toléré : bloquer une création faute de client rendrait le réglage inutilisable ;
- à l'émission, l'absence bloque : un numéro légal à trou est scellé tel quel, et part chez le client.
Un jeton inconnu
Il est refusé au réglage, jamais rendu vide. Le défaut à éviter n'est pas l'erreur visible, c'est « FAC--0001 » parti chez un client.
Une nouvelle suite
Changer de format ouvre un compteur neuf, qui repart à 1. L'écran le dit avant d'enregistrer, et insiste sur une série légale :
Sur une série légale, une suite qui recommence se justifie devant l'administration : l'ancienne reste intacte, mais les deux coexisteront.
C'est pourquoi les formats posés par les modules reprennent exactement ceux qui étaient en service.
Un fragment venu de la fiche est raccourci
La valeur d'un champ est ramenée à 12 caractères, sans accent ni espace : un numéro voyage dans un nom de fichier, une adresse web et un XML Factur-X. Un « code client » contenant la raison sociale entière donnerait sinon un numéro de quarante caractères, qu'aucune plateforme ne reprend.
Deux codes qui partagent leurs douze premiers caractères partagent leur série, qui reste continue.
Quelles séries sont réglables
| Module | Séries |
|---|---|
| CRM | Opportunités |
| Gestion commerciale | Devis, factures, avoirs (brouillon et série légale) |
| Régie & missions | Contrats |
| Achats & stock | Commandes d'achat, réceptions |
| Comptabilité | Écritures, c'est-à-dire la colonne « EcritureNum » du FEC |
| SIRH | Contrats de travail, notes de frais |