Facturer légalement
Une facture n'est pas une fiche comme une autre : c'est une pièce comptable qui fait foi. GesHoms sépare donc clairement deux états, le document de travail et la pièce émise.
Cette page concerne les sociétés qui ont installé le module Gestion commerciale.
Avant l'émission : un document de travail
Tant qu'une facture n'est pas émise, c'est un brouillon : on y ajoute des lignes, on corrige un prix, on change le client. Sa fiche porte un bandeau :
Document de travail, non émis. L'émission attribue le numéro définitif, archive le PDF Factur-X et verrouille le contenu (correction par avoir uniquement).
Émettre
Le bouton Émettre, puis Confirmer l'émission. En un geste, GesHoms :
- attribue le numéro de la série légale, selon le format que vous avez réglé (voir La forme des numéros) ;
- fige un exemplaire scellé : montants, lignes, identité de l'émetteur et du destinataire, tels qu'ils sont à cet instant ;
- produit le PDF Factur-X (PDF/A-3 portant le XML EN 16931) ;
- verrouille la fiche ;
- pose l'écriture comptable de vente si le module Comptabilité est installé (voir Comptabilité et FEC).
La fiche affiche ensuite la pièce : son type, son numéro, son statut, sa date, son total TTC, et son scellement (une empreinte chaînée à la pièce précédente, qui rend la série inaltérable). Deux boutons téléchargent le PDF Factur-X et le XML.
Ce que l'émission refuse
L'émission bloque tant qu'il manque une mention obligatoire. Le message nomme précisément ce qui manque.
| Sur votre société | Sur le client |
|---|---|
| Raison sociale | Adresse complète : adresse, code postal, ville |
| SIRET | SIRET |
| Adresse, code postal, ville |
Le numéro de TVA intracommunautaire de votre société est un simple avertissement : son absence est légitime en franchise en base, et la facture porte alors la mention « TVA non applicable, art. 293 B ».
Un jeton vide dans le format du numéro bloque aussi : un numéro légal à trou est scellé tel quel, et part chez le client.
Administration → Identité et SMTP. Un bandeau vous le rappelle tant qu'il manque quelque chose.
Après l'émission : le contenu est verrouillé
Contenu verrouillé, seule l'émission d'un avoir permet de corriger ce document.
C'est le sens même du scellement. Deux exceptions, et seulement deux : les champs de suivi, le statut et la date de paiement, restent ouverts. Encaisser après émission est le cycle normal, et un règlement enregistré solde la facture sans toucher à la pièce.
Pour corriger un montant, on émet un avoir, qui porte le numéro de la facture qu'il corrige.
Transmettre à une plateforme (PDP)
Une fois la pièce émise, le bouton Transmettre à la PDP la dépose sur votre Plateforme de Dématérialisation. L'écran affiche ensuite l'état du dépôt, et son identifiant chez la plateforme. En cas d'échec, il affiche le motif, le nombre de tentatives, et propose Retenter le dépôt.
La connexion se règle dans Studio → Modules → Gestion commerciale → Configurations → Plateforme de Dématérialisation (PDP).
Recevoir les factures de vos fournisseurs
Le même module reçoit les factures entrantes transmises par la plateforme : elles arrivent dans l'objet Factures fournisseurs, où elles s'importent ou s'ignorent. Une facture fournisseur validée pose son écriture comptable d'achat.
Ce que porte le document imprimé
Les modèles livrés portent les mentions que la loi impose, et vous n'avez rien à cocher :
- l'en-tête nomme la raison sociale, le SIRET, le RCS, la TVA intracommunautaire et le capital ;
- le destinataire porte adresse, code postal, ville et SIRET ;
- le bloc mentions ajoute les pénalités de retard, l'indemnité forfaitaire de 40 € (art. L441-10 et D441-5), et « TVA non applicable, art. 293 B » quand votre société n'a pas de numéro de TVA ;
- la ventilation par taux (base hors taxe et taxe pour chaque taux) est calculée à l'impression, comme l'exige l'art. 242 nonies A de l'annexe II au CGI. Une ligne sans taux compte comme exonérée.
Si vous personnalisez un modèle, GesHoms vous signale ce qui manque, avec l'article qui l'impose. Voir Documents PDF.
Dans une copie de travail, rien ne part
Un environnement de développement refuse l'émission légale et la transmission à la plateforme. Une pièce scellée est un acte légal : elle ne se répète pas depuis une copie d'essai.