Le courrier entrant
GesHoms peut lire une boîte aux lettres Microsoft 365, rattacher chaque message à la bonne fiche, et déclencher vos automatisations à son arrivée.
Administration → Applications → Boîtes aux lettres.
Le consentement demandé ne couvre que la lecture (Mail.Read), jamais
l'envoi ni la modification. Et le corps des messages n'est jamais
conservé : il est relu chez Microsoft à l'unité quand vous ouvrez un message.
Connecter une boîte
Connecter une boîte ouvre le consentement Microsoft. Une boîte est connectée
par application, pas par personne : c'est la boîte de l'activité
(contact@, sav@, commandes@), pas celle d'un collègue.
Une fois connectée, la première relève pose un repère et ne traite rien : c'est ce qui évite de déclencher vos règles sur tout l'historique.
Sans cette précaution, connecter une boîte de dix ans déclencherait toutes vos automatisations sur tout le passé.
Ensuite, GesHoms relève toutes les cinq minutes, en ne demandant que ce qui a changé depuis la dernière fois.
Lire les messages
Le lien Voir les messages ouvre la liste : expéditeur, objet, date, et la fiche à laquelle le message a été rattaché.
Le rattachement à une fiche
GesHoms compare l'adresse de l'expéditeur aux champs d'adresse de vos objets.
Un champ est reconnu par son code : email, courriel, mail,
adresse_email, email_contact, contact_email, email_client.
| Résultat | Ce qui se passe |
|---|---|
| Une seule fiche correspond | Le message y est rattaché |
| Aucune fiche | Le message reste non rattaché, avec le motif |
| Deux fiches ou plus | Rien. Rattacher au hasard ferait jouer les règles d'un client sur le message d'un autre |
Un champ marqué sensible est chiffré au repos, donc non filtrable. Si vous voulez qu'une adresse serve au rattachement, ne la chiffrez pas.
Déclencher une automatisation à la réception
Dans l'éditeur de règle, choisissez le déclencheur À la réception d'un courriel.
- Le champ objet de la règle désigne l'objet rattaché : laissez-le vide pour réagir à tout message.
- Les actions disposent des jetons
{mail.*}(expéditeur, objet, date…) et{fiche.*}pour la fiche rattachée.
Exemple : à la réception d'un courriel rattaché à un client, créer une activité « Message reçu » avec l'objet du courriel.
Voir Automatisations.
Ce que le courrier ne fait jamais
Il n'appelle pas l'assistant. Classer chaque message par un modèle de langage coûterait, et serait payé même sur une boîte de publicités. Le rattachement est une comparaison d'adresse, pas une interprétation.
Dans une copie de travail, la relève est refusée et le jeton d'accès est vidé : la boîte de la production n'a pas à être lue deux fois.
Mettre en pause, retirer
Chaque boîte porte Mettre en pause / Reprendre, et Retirer. Retirer une boîte ne supprime ni les messages déjà reçus ni les fiches créées.
Si le consentement Microsoft expire, la boîte le signale et il faut la reconnecter.