Cas d'usage
« J'ai besoin de… » et la fonction qui y répond. Cette page ne remplace pas les ateliers : elle sert à retrouver vite le bon outil quand on sait ce qu'on veut obtenir.
Modéliser
| Besoin | Réponse | Où |
|---|---|---|
| Des lignes sous un document (devis, facture, feuille de temps) | Un sous-objet rattaché au parent | Créer un objet |
| Rattacher une fiche à une autre (facture → client) | Un champ Relation vers un objet | Relations & calculs |
| Une liste de valeurs partagée par plusieurs objets | Un référentiel, branché sur un champ liste | Référentiels |
| Deux activités qui n'ont rien à voir | Deux applications | Applications |
| J'ai créé un objet qui aurait dû être des lignes | Transformer en sous-objet, sans perdre les données | Créer un objet |
| Démarrer vite sur un métier connu (CRM, facturation) | Installer un module | Modules |
Calculer
| Besoin | Réponse | Où |
|---|---|---|
| Montant = quantité × prix | Un champ calculé | Écrire une formule |
| Total d'un devis = somme de ses lignes | Un cumul d'objets liés | Relations & calculs |
| Une remise seulement au-delà d'un seuil | SI(condition ; alors ; sinon) | Écrire une formule |
| Afficher un libellé plutôt qu'un nombre | Un champ calculé avec type du résultat : Texte | Écrire une formule |
| Utiliser une donnée du client dans un calcul de la commande | {client.champ} dans la formule | Écrire une formule |
| Recopier une valeur de la fiche liée à la saisie | Le pré-remplissage automatique | Relations & calculs |
Un calcul pour ce qui découle des données et doit toujours être juste. Une règle pour ce qui se décide une fois, à un moment précis (poser une date de signature, envoyer un courriel).
Présenter
| Besoin | Réponse | Où |
|---|---|---|
| Ranger les champs d'une fiche | La grille des champs | Mise en page & vues |
| N'afficher un champ que dans certains cas | Une condition d'affichage (⚡) | Mise en page & vues |
| Cacher les lignes tant qu'une case n'est pas cochée | Placer le sous-objet dans une section, puis la conditionner | Atelier 3 |
| Une liste filtrée réutilisable | Une page portant une vue d'objet filtrée, rangée dans le menu | Modifier le site |
| Un tableau de bord d'accueil | Une page composée de blocs | Pages personnalisées |
| Consulter des fiches sans perdre ses filtres | Mode d'ouverture de la page de fiche : panneau latéral | Pages personnalisées |
| Dessiner une carte par fiche, au lieu d'un tableau | Un bloc Répéteur et ses jetons {champ} | Pages personnalisées |
| Un chiffre qui se compare au mois précédent | Un indicateur avec sa fenêtre de temps | Pages personnalisées |
| Changer les couleurs et la typographie | La charte, une par surface | Style et charte |
| Une fiche trop longue | Sections repliées par défaut, et « Tout replier » | Mise en page & vues |
Faire entrer et sortir les données
| Besoin | Réponse | Où |
|---|---|---|
| Reprendre un fichier Excel existant | Importer (.xlsx, .csv, .txt) avec correspondance des colonnes | Créer et modifier une fiche |
| Un devis ou une facture en PDF | Un modèle de document | Documents PDF |
| Repartir d'une facture Word ou PDF que j'ai déjà | Reprendre un document | Documents PDF |
| Émettre une facture qui fasse foi (Factur-X) | Émettre depuis la fiche | Facturer légalement |
| Remettre le FEC à mon expert-comptable | Export FEC | Comptabilité et FEC |
| Numéroter automatiquement | Un format de numéro, réglé par série | La forme des numéros |
| Une série par an, ou par client | Le format découpe la série : {YYYY}, {client.code} | La forme des numéros |
| Retrouver une fiche supprimée | La corbeille | Corbeille & historique |
| Savoir qui a changé quoi | L'historique de la fiche | Corbeille & historique |
| Alimenter un objet depuis mon site web ou un autre logiciel | Un jeton d'API et un rôle dédié | API & jetons |
| Sortir mes données vers un tableau de bord | Lecture paginée de l'API, avec filtres et tri | API & jetons |
| Ne resynchroniser que ce qui a changé | Filtre [["updated_at","in_last",1]] | API & jetons |
Automatiser
| Besoin | Réponse | Où |
|---|---|---|
| Poser une date quand un statut change | Règle à la modification, condition vient de devenir | Automatisations |
| Prévenir quelqu'un par courriel | Action Envoyer un email | Automatisations |
| Envoyer un récapitulatif chaque lundi | Une routine (Studio → Routines) | Automatisations |
| Créer une facture depuis un devis accepté | Action Créer objet | Automatisations |
| Comprendre pourquoi une règle n'a rien fait | Le journal d'exécutions (Studio → Règles) | Automatisations |
| Savoir ce qui dépend d'un objet avant de le modifier | L'onglet Utilisé par de l'objet | Créer un objet |
| Solder une facture quand son dernier règlement arrive | Action Mettre à jour la fiche liée | Automatisations |
| Réagir à un courriel reçu | Déclencheur À la réception d'un courriel | Le courrier entrant |
Ouvrir et protéger
| Besoin | Réponse | Où |
|---|---|---|
| Un client consulte ses propres commandes | Un profil d'accès avec périmètre = moi | Gérer le portail |
| Donner à l'extranet une adresse à mon nom | Une adresse ajoutée puis vérifiée par DNS | Régler l'extranet |
| Fermer l'extranet sans rien perdre | Fermer l'extranet (Administration → Extranet) | Régler l'extranet |
| Ouvrir des comptes à tous mes clients d'un coup | Ouvrir depuis un objet | Atelier 4 |
| Couper l'accès d'un client | Désactiver sa membership (les données restent) | Gérer le portail |
| Couper l'accès d'un outil tiers | Révoquer son jeton d'API | API & jetons |
| Un commercial ne voit que ses affaires | Un rôle avec périmètre (Administration → Rôles et droits par objet) | Droits d'accès |
| Masquer un champ sensible à une partie de l'équipe | Champs lisibles du rôle | Droits d'accès |
| Empêcher qu'un calcul révèle un champ masqué | Rien à faire : c'est garanti | Gérer le portail |
| Modifier une application en service sans risque | Une copie de travail, puis une bascule élément par élément | Travailler dans une copie |
| Voir plusieurs sociétés d'un coup | Un groupe, en lecture seule | Les groupes |
Quelques situations complètes
« Je veux suivre mes chantiers et le temps passé »
Objet Chantier (client, adresse, statut), sous-objet Intervention (date, intervenant, heures). Un champ calculé sur l'intervention si vous facturez au taux horaire, un cumul Somme des heures sur le chantier, une page par statut, et une règle planifiée qui signale les chantiers sans intervention depuis 15 jours.
« Je veux que mes clients suivent leurs commandes »
Objet Commande relié à Client, statut avec ses étapes, et un profil portail en lecture seule avec périmètre Client = moi. Une page d'accueil de portail avec un indicateur « commandes en cours » et la liste. Les comptes s'ouvrent depuis l'objet Client.
« Je veux gérer des transports, dont certains de matières dangereuses »
Objet Transport avec une case Oui/Non « Matière dangereuse », un sous-objet Matière placé dans une section conditionnée à cette case. Le formulaire ne montre les matières que quand c'est nécessaire, et le PDF de transport peut reprendre le même conditionnement.
« Mon site web doit déposer des demandes dans GesHoms »
Un rôle Intégration site web qui n'accorde qu'un objet et l'action Créer, un jeton d'API à son nom avec une limite d'appels et une date d'expiration, et le site qui poste son JSON sur /api/v1/data/<objet>/. Le jeton vit sur votre serveur, jamais dans la page. Le jour où le site change de prestataire, on révoque, et les fiches déjà déposées restent. Voir l'atelier 6.
« Je reprends un fichier Excel de 400 clients »
Créez l'objet et ses champs en respectant les colonnes du fichier, puis Importer : la correspondance se devine, vous la corrigez, l'analyse vous dit ce qui passe et ce qui coince avant d'écrire quoi que ce soit. Ensuite seulement, ouvrez le portail depuis cet objet.