Les automatisations

Une règle d'automatisation exécute des actions à votre place quand un événement se produit : un enregistrement est créé, un statut change, une date arrive… Vous décrivez la règle une fois, la plateforme l'applique ensuite systématiquement, sans intervention.

Une règle se lit toujours comme une phrase : « Quand (déclencheur) , si (conditions) , alors (actions) ».

Où créer une règle

Les règles se trouvent dans le Studio (carte utilisateur, en bas du menu de gauche). Sa barre de gauche propose deux écrans :

Écran	Ce qu'il liste
Règles	Les règles qui réagissent à un événement sur un enregistrement : création, modification, suppression, changement de statut, bouton.
Routines	Les règles planifiées, qui tournent seules à heure fixe (voir Les routines).

La liste des règles affiche pour chacune son nom, son déclencheur, son objet, son nombre d'actions, sa dernière exécution (réussie ou en échec) et un interrupteur Active. Une zone de recherche et un filtre Tous les objets permettent de ne garder que les règles d'un objet. Cliquer sur une ligne ouvre la règle.

Le bouton Nouvelle règle ouvre l'éditeur. Si la liste est filtrée sur un objet, cet objet est déjà choisi dans la règle.

Retrouver les règles d'un objet

Dans le Studio, l'onglet Utilisé par d'un objet liste ses règles et ses routines : chacune s'ouvre d'un clic, directement dans l'éditeur.

Règles système

Certaines règles installées par un module sont marquées « Règle système, lecture seule » : vous pouvez les activer ou les désactiver, mais ni les modifier ni les supprimer.

Anatomie d'une règle

Il n'existe qu'un seul éditeur, pour toutes les règles et toutes les routines. Il vous guide en cinq étapes numérotées :

1. Nom de la règle, un nom parlant (ex. « Devis accepté, email client »), une description optionnelle, et l'interrupteur Active / Inactive.
2. Déclencheur, quand cette règle s'exécute.
3. Objet cible, sur quel type d'enregistrement (ou le Planning pour une routine).
4. Conditions, filtrer les enregistrements concernés (étape absente pour une routine). Sans condition, « la règle s'appliquera à tous les enregistrements du type sélectionné ».
5. Actions, exécutées séquentiellement, dans l'ordre affiché (réordonnables avec les flèches ↑ ↓).

Terminez par « Créer la règle » (ou « Enregistrer » en modification).

Les déclencheurs

L'éditeur propose sept déclencheurs :

Déclencheur	La règle s'exécute quand…
À la création	un enregistrement est créé
À la modification	un champ est modifié
À la suppression	un enregistrement est supprimé
Au changement de statut	un workflow change d'étape
Périodique (cron)	à échéance récurrente : la règle devient une routine (voir plus bas)
Manuel	déclenché par un bouton
À la réception d'un courriel	un message arrive dans la boîte de l'application. L'objet cible désigne la fiche rattachée ; vide = tout message. Voir Le courrier entrant

Les conditions

Les conditions filtrent les enregistrements : la règle ne s'exécute que si toutes les conditions sont vraies (elles sont reliées par ET). Une condition = un champ, un opérateur, et le plus souvent une valeur.

Opérateurs proposés : est, n'est pas, dans, pas dans, est vide, n'est pas vide, contient, a changé, vient de devenir, est vrai, est faux, ainsi que les comparaisons > ≥ < ≤.

« vient de devenir » plutôt que « est »

Pour réagir à un passage de statut, préférez vient de devenir : la règle ne se déclenche qu'au moment du changement. Avec est, elle se redéclencherait à chaque modification de la fiche tant que le statut reste le même.

Les actions

Une règle peut enchaîner plusieurs actions, exécutées dans l'ordre. Le bouton « Ajouter une action » propose :

Action	Ce qu'elle fait
Mettre à jour un champ	Écrit sur l'enregistrement déclencheur
Mettre à jour la fiche liée	Écrit sur la fiche visée par une relation, voir ci-dessous
Créer un objet	Crée un enregistrement d'un autre objet
Supprimer un objet	Met une fiche à la corbeille
Envoyer un email
Créer une activité
Consulter l'assistant	Pose une question au modèle et écrit sa réponse
Exécuter une fonction Python	Déclenche un traitement du produit (comptabilisation, par exemple)

Modifier un champ

Écrit une valeur dans un champ de l'enregistrement déclencheur : choisissez le Champ et la Nouvelle valeur (valeur fixe, choix d'une liste, ou jeton dynamique, voir ci-dessous).

Créer un objet lié

Crée un enregistrement d'un autre objet à partir du déclencheur, par exemple créer une facture quand un devis est accepté. Vous pouvez :

• pré-remplir les champs du nouvel enregistrement, y compris en recopiant des valeurs du déclencheur avec {source.champ} ;
• recopier les lignes liées (ex. les lignes du devis deviennent les lignes de la facture) ;
• auto-numéroter le nouvel enregistrement (voir plus bas).

Mettre à jour la fiche liée

Un règlement n'a rien à dire de lui-même : ce qui change, c'est l'état de sa facture. Cette action écrit sur la fiche visée par une relation.

C'est aussi la seule façon de faire réagir un cumul : un cumul se calcule à la lecture et n'écrit jamais, donc aucune règle ne se réveille quand « total réglé » atteint le total dû. Posez la règle sur l'enfant (le règlement), et faites-la écrire sur le parent (la facture).

C'est ainsi qu'est écrite la règle « Règlement enregistré → facture soldée » du module Gestion commerciale.

La fiche liée est relue avant d'être jugée

La condition porte sur l'état de la fiche liée après l'écriture qui vient d'avoir lieu, pas avant. Sans cela, le dernier règlement ne solderait jamais rien.

Elle ne relance aucune règle

Pour éviter les boucles. Le verrouillage légal s'applique toujours, à deux exceptions près : « statut » et « date de paiement » restent ouverts même sur une pièce scellée, parce qu'encaisser après émission est le cycle normal. Voir Facturer légalement.

Envoyer un email

• Destinataire : soit une adresse fixe (ex. commercial@masociete.fr), soit le code d'un champ de l'enregistrement qui contient l'email, soit un chemin via une relation (ex. client.email : l'email lu sur la fiche client liée).
• Sujet et Corps : texte libre où vous pouvez insérer la valeur de n'importe quel champ de l'enregistrement avec la syntaxe {code_du_champ}, ex. Votre devis {numero} est accepté.

L'email part avec l'expéditeur configuré pour votre société (voir Administration).

Les jetons dynamiques

Dans la valeur d'une action, certains jetons sont remplacés au moment de l'exécution :

Jeton	Remplacé par
{today}	la date du jour
{now}	la date et l'heure courantes
{source.champ}	la valeur du champ champ de l'enregistrement déclencheur (dans une action « Créer objet »)
{champ}	la valeur du champ, dans le sujet ou le corps d'un email uniquement

attention

Dans un sujet ou un corps d'email, seuls les codes de champs de l'enregistrement sont remplacés : {today} et {now} n'y fonctionnent pas. Utilisez plutôt un champ date rempli par une action « Modifier champ ».

L'auto-numérotation

Une action peut générer une référence unique selon un format libre (FAC-{YYYY}-{seq} donne FAC-2026-0001). Elle se configure dans les options avancées de l'action (bouton {} de la carte d'action).

Pour une série de module, passez par l'écran dédié

Depuis octobre 2026, la forme des numéros posés par un module se règle dans un écran, sans toucher aux règles : Studio → Modules → le module → Numérotation. Il montre un aperçu sur une fiche réelle, refuse un jeton inconnu, et vous prévient quand un changement de format ouvre une suite qui repart à 1. Voir La forme des numéros.

Pas à pas : « Devis accepté, date et email »

Objectif : quand un devis passe au statut Accepté, poser automatiquement la date du jour dans « Date d'acceptation » et prévenir le client par email, en deux actions.

1. Ouvrir le Studio, puis l'écran Règles dans la barre de gauche.
2. Cliquer sur « Nouvelle règle ».
3. Nom de la règle : Devis accepté, email client. Laisser l'interrupteur sur Active.
4. Déclencheur : choisir Modification.
5. Objet cible : cliquer sur « Choisir un objet… » et sélectionner Devis.
6. Conditions : cliquer sur « Ajouter une condition », choisir le champ statut, l'opérateur vient de devenir, et saisir la valeur du statut Accepté telle que définie dans le champ à choix (ex. accepte, voir Types de champs).
7. Actions : cliquer sur « Ajouter une action » → Modifier champ. Champ : date_acceptation ; Nouvelle valeur : {today}.
8. Cliquer à nouveau sur « Ajouter une action » → Envoyer email. Destinataire : client.email (l'email de la fiche client liée) ; Sujet : Votre devis {numero} est accepté ; Corps : un message libre, avec {numero} ou tout autre champ du devis.
9. Cliquer sur « Créer la règle ».

Passez ensuite un devis de test au statut Accepté : la date se remplit seule et l'email part.

Les routines

Une routine est une règle qui ne réagit à aucun événement : elle tourne seule, à heure fixe (une relance chaque lundi, une clôture le 1er du mois). C'est une règle ordinaire dont le déclencheur est Planifié (cron), avec le même éditeur et les mêmes actions. Elle ne porte ni objet cible ni conditions : à leur place, l'éditeur demande un Planning.

Les routines ont leur propre écran : Studio → Routines. La liste affiche, pour chacune, la planification en français (« Chaque lundi à 8 h », « Du lundi au vendredi à 9 h ») et la prochaine exécution (ou « En pause » si la routine est désactivée). Quand une planification est trop fine pour être dite en une phrase, sa forme technique est affichée telle quelle.

Créer une routine

1. Ouvrir le Studio, puis l'écran Routines.

2. Cliquer sur Nouvelle routine : l'éditeur s'ouvre avec le déclencheur Planifié (cron) déjà choisi.

3. Dans la section Planning, saisir la planification au format crontab (minute, heure, jour du mois, mois, jour de la semaine), ou cliquer sur l'un des exemples proposés :

   Planning	Lecture
   0 8 * * 1	Chaque lundi à 8 h
   0 9 * * 1-5	Du lundi au vendredi à 9 h
   0 1 * * *	Chaque jour à 1 h
   0 9 1 * *	Le 1er du mois à 9 h

   Sous le champ, l'éditeur affiche aussitôt la lecture en français et la date de la prochaine exécution : vérifiez-les avant d'enregistrer. Une saisie incomplète est signalée (« cinq valeurs attendues »).

4. Ajouter les actions, puis cliquer sur « Créer la règle ».

Une routine ne tourne pas dans une copie de travail

Un environnement de développement ne déclenche rien tout seul : cloner une application dont une routine relance les clients, puis la laisser tourner, écrirait à tous vos clients depuis une copie d'essai.

Le journal d'exécutions

Chaque déclenchement est tracé dans le journal : Studio → Règles, puis le bouton Journal d'exécutions en haut de la liste (il se trouvait auparavant dans l'Administration). Il liste les automatisations récemment déclenchées, réussites et échecs, routines comprises. Le tableau affiche la Règle, Quand, le Statut (Succès ou Échec) et le Détail (nombre d'actions exécutées, ou le message d'erreur en cas d'échec).

Dans les listes Règles et Routines, une pastille « N échecs » apparaît sur la ligne d'une règle dont des exécutions ont échoué récemment : cliquer dessus ouvre le journal filtré sur cette règle. L'objet concerné signale aussi ses échecs dans le Studio, à côté de l'onglet Utilisé par.

Une règle qui ne fait rien ?

Vérifiez dans l'ordre : la règle est-elle Active ? Le déclencheur correspond-il à ce que vous faites (créer ≠ modifier) ? Les conditions sont-elles toutes vraies (valeur exacte, code du statut et non son libellé) ? Puis consultez le Journal d'exécutions.

Limites et garde-fous

• Champs chiffrés : une règle ne peut pas recopier la valeur d'un champ sensible (chiffré) vers un champ non chiffré, que ce soit en modifiant un champ, en créant un objet lié ou en recopiant des lignes. L'enregistrement de la règle est refusé avec un message explicite : la donnée resterait sinon en clair. Marquez le champ de destination comme sensible lui aussi, ou renoncez à la copie.
• Boucles : les enchaînements de règles (une règle crée un enregistrement qui déclenche une autre règle…) sont automatiquement bornés pour éviter les boucles infinies.
• Une action qui échoue est tracée dans le journal ; elle ne bloque jamais la saisie de l'utilisateur.

Pour aller plus loin

• Créer un objet, les objets sur lesquels portent vos règles
• Relations et calculs, champs calculés, une alternative aux règles pour les valeurs dérivées
• Documents PDF, générer des documents à partir de vos enregistrements
• Le courrier entrant, déclencher une règle à l'arrivée d'un message
• La forme des numéros, régler les références sans toucher aux règles
• L'assistant, qui sait poser une règle à partir d'une phrase