Atelier 5 : Automatiser et cloisonner

Niveau industrialiser · Durée ~50 min · Prérequis Atelier 2

Une application devient un outil de travail quand elle fait des choses toute seule, et quand chacun n'y voit que ce qui le concerne. Ces deux sujets se traitent ensemble : une règle qui écrit à la place d'un utilisateur doit respecter les mêmes limites que lui.

Étape 1 : Numéroter les devis automatiquement

Personne ne devrait taper DEV-2026-0042 à la main.

Studio → Règles → Nouvelle règle :

1. Nom : Numéroter le devis.
2. Déclencheur : Création.
3. Objet cible : Devis.
4. Action : Modifier champ → champ Référence. Le format de numérotation DEV-{YYYY}-{seq} se règle dans les options avancées de l'action (bouton {} d'édition experte, voir Automatisations).
5. Créer la règle.

Créez un devis sans référence : elle se pose seule. {seq} est un compteur propre à cet objet, qui repart à 1 chaque année.

✅ Point de contrôle

Deux devis créés à la suite portent deux numéros différents qui se suivent.

Étape 2 : Prévenir le commercial

Studio → Règles → Nouvelle règle :

1. Nom : Alerte devis accepté.
2. Déclencheur : Modification, Objet cible : Devis.
3. Condition : champ Statut, opérateur vient de devenir, valeur accepte (le code de l'option, pas son libellé).
4. Action : Envoyer email, à votre propre adresse, objet Devis {reference} accepté, corps reprenant le client et le net à payer.

Passez un devis en Accepté, puis vérifiez dans Studio → Règles → Journal d'exécutions : la règle doit y figurer en Succès.

« vient de devenir » n'est pas « est »

est se vérifie à chaque modification, même si le statut n'a pas bougé : votre commercial recevrait un courriel à chaque correction de faute de frappe. vient de devenir ne se déclenche qu'au changement.

Étape 3 : Relancer sans y penser

Une routine ne dépend d'aucune action d'un utilisateur : elle tourne à heure fixe.

1. Studio → Routines → Nouvelle routine : le déclencheur Planifié (cron) est déjà choisi.
2. Planning : 0 9 * * 1-5. Sous le champ, l'éditeur traduit : « Du lundi au vendredi à 9 h », et annonce la prochaine exécution.
3. Action : Envoyer email, un récapitulatif à votre propre adresse.
4. Créer la règle.

La routine apparaît dans la liste Routines avec sa planification en français et sa prochaine exécution.

Vérifiez la planification avant d'activer

Une routine part toute seule, à chaque échéance. Relisez la phrase affichée sous le Planning : 0 9 * * 1 (chaque lundi) et 0 9 1 * * (le 1er du mois) se ressemblent beaucoup.

Étape 4 : Une chaîne de création

À l'acceptation d'un devis, créez la facture correspondante.

1. Studio → Règles → Nouvelle règle, déclencheur Modification, objet cible Devis, condition Statut vient de devenir accepte.
2. Action : Créer objet → objet Facture (créez-le si besoin : Référence, Client, Total).
3. Recopier les valeurs du devis vers la facture, et copier les lignes si l'action le propose.

Une règle n'en déclenche pas une autre à l'infini

La création faite par une règle déclenche les règles à la création de l'objet créé, mais la chaîne est bornée : une règle ne peut pas se rappeler indéfiniment. Le journal montre l'enchaînement réel.

Étape 5 : Cloisonner l'équipe

Jusqu'ici tout le monde voit tout. Donnons au commercial ses propres devis.

1. Application → Rôles et droits → section Les rôles → Nouveau rôle : Commercial.
2. Dans la matrice, sur la ligne Devis et la colonne Commercial, choisir Écriture (lecture, ajout et modification), puis Enregistrer.
3. Le périmètre (Commercial, un champ relation vers l'utilisateur, = moi, ou l'ancre interne selon votre modèle) appartient au rôle. Il ne se règle pas encore depuis un écran pour un rôle interne : demandez-le à votre interlocuteur GesHoms. Une fois posé, la matrice le conserve et l'indique par la mention affiné. Voir Droits d'accès.
4. Administration → Utilisateurs & droits → Attributions : attribuer le rôle Commercial à un membre de test.

Le cloisonnement interne est opt-in

Un membre sans aucun rôle voit tout, comme avant : c'est le comportement historique, volontairement conservé. Dès qu'il reçoit un premier rôle, il bascule en refus par défaut et ne voit plus que ce que ses rôles autorisent. Ne donnez donc pas un rôle « pour essayer » à quelqu'un en pleine activité.

✅ Point de contrôle

Connectez-vous avec le membre de test : il ne voit que ses devis, et les objets non déclarés dans son rôle ont disparu de son menu.

Étape 6 : Séparer deux métiers

Si votre société gère deux activités sans rapport, ne les mélangez pas dans les mêmes objets.

Administration → Applications → Nouvelle application. Chaque application a ses objets, ses pages, ses portails et ses droits. Voir Applications.

À vous de jouer

Exercice 1 — Le courriel qui part deux fois

Votre règle d'alerte envoie parfois deux courriels pour un seul devis. Pourquoi, et comment le corriger ?

Corrigé

La condition utilise probablement est au lieu de vient de devenir : toute modification ultérieure d'un devis déjà accepté redéclenche la règle. vient de devenir compare l'ancienne et la nouvelle valeur, et ne se déclenche qu'au passage.

Exercice 2 — La règle qui ne part pas

Vous passez un devis en Accepté, rien ne se passe. Dans quel ordre chercher ?

Corrigé

1. La règle est-elle Active ?
2. Le déclencheur correspond-il au geste (création ≠ modification) ?
3. La condition compare-t-elle le code de l'option (accepte) et non son libellé (Accepté) ?
4. Le Journal d'exécutions (Studio → Règles) montre-t-il une tentative en échec, avec son message ?

Le journal est la dernière étape, pas la première : les trois quarts des cas se règlent avant.

Exercice 3 — Le calcul plutôt que la règle

Vous voulez afficher le net à payer d'un devis. Règle ou champ calculé ?

Corrigé

Champ calculé. Une règle écrirait une valeur figée qu'il faudrait recalculer à chaque modification d'une ligne ; un champ calculé est recalculé à chaque lecture, donc toujours juste. Règle générale : une règle pour ce qui doit être décidé une fois (poser une date de signature, envoyer un courriel), un calcul pour ce qui découle des données.

Exercice 4 — Un rôle qui masque un champ

Faites que le rôle Commercial voie les devis mais pas la marge.

Corrigé

Masquer Marge au rôle Commercial ne se fait pas dans la matrice, ni encore dans aucun écran : demandez-le à votre interlocuteur GesHoms. Une fois posé, la cellule Devis × Commercial de Administration → Rôles et droits par objet porte la mention affiné, et changer son niveau ne défait pas ce réglage. Vérifiez ensuite qu'aucun champ calculé exposé ne s'appuie sur la marge : GesHoms le couperait, et un total qui disparaît sans explication déroute. Mieux vaut le savoir avant que l'utilisateur ne le signale.

Ce que vous avez appris

• Une règle réagit à un événement : création, modification, ou horloge.
• vient de devenir et est ne se valent pas, et les conditions comparent des codes.
• Une routine tourne à heure fixe : on relit sa planification en français avant de l'activer.
• Le cloisonnement interne est opt-in : sans rôle, un membre voit tout ; avec un rôle, il ne voit que ce qui est déclaré.
• Une application sépare deux métiers pour de bon.

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